När Föreningen grävande journalister frågade sina medlemmar hur de använder e-postloggar strömmade exemplen in.
"E-postloggar var fullkomligt avgörande i granskningen av Riksrevisionen 2016 som ledde till en grundlagsändring och ett helt nytt system för riksrevisorer." /Mikael Delin, Dagens Nyheter
En e-postlogg är en lista över in- och utgående mejl som genereras automatiskt på en e-postserver. Om servern hör till en myndighet blir loggen en allmän handling som vem som helst kan begära ut. Där kan man följa de anställdas korrespondens via jobbmejlen. Loggen visar inte innehållet i enskilda mejl, utan redovisar metadata som datum, klockslag, avsändare, mottagare och ämnesrad för respektive meddelande. Loggen är därför ett praktiskt verktyg för den som vill sålla i e-postfloden för att sedan gå vidare och begära ut de mest intressanta mejlen. Loggen fungerar också som ett alternativ till det diarium som varje myndighet är skyldig att föra över sina allmänna handlingar. Det behövs eftersom många tjänstemän slarvar med att diarieföra e-post.
"Nyligen fick polisen böta 2,5 miljoner kronor för sin användning av det kritiserade AI-verktyget Clearview. Polisen förnekade länge användningen – fram till att vi begärde ut mejlloggarna." /Mikael Grill Pettersson, SVT
I takt med att journalister och allmänhet har fått upp ögonen för loggarna har myndigheterna blivit allt snabbare att radera dem. Utgångspunkten är att allmänna handlingar ska bevaras. Men Riksarkivet har i en föreskrift tagit upp e-postloggar som exempel på handlingar av ”tillfällig eller ringa betydelse”, vilket öppnar för myndigheterna att slänga loggarna när de själva vill. Och på senare år har fler och fler myndigheter börjat göra sig av med loggarna efter bara några veckor. Därmed försvåras granskningar som sträcker sig längre tillbaka i tiden.
"Logglistor är ett arbetsverktyg för grävande journalister. Det känns som ett minimum att spara dem i två år." /Linda Hedenljung, Östersunds-Posten
För ett och ett halvt år sedan såg det ut som att Riksarkivet tänkte ge e-postloggarna en välbehövlig statushöjning. Myndigheten skickade ut ett förslag till en ny föreskrift där det stod att ”förteckningar över inkommande och utgående e-post” ska bevaras i två år. Förslaget fick ett positivt mottagande av de medieorganisationer som svarade på remissen, men bland myndigheterna som yttrade sig var kritiken stor. Vissa menade att en längre lagringstid skulle leda till fler begäran om att ta del av loggar och mejl, vilket skulle innebära merarbete för myndigheterna. Andra pekade på att personuppgifter bara ska sparas så länge de behövs för ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.
"År 2017 kunde vi avslöja hur två anställda på Polismyndigheten hade mycket nära kontakt med det bolag som senare vann ett kontrakt värt 730 miljoner kronor. Uppgifterna baserade sig nästan uteslutande på vad vi hittade i mejlloggar. En effekt av granskningen var att hela upphandlingen fick göras om." /Kristoffer Örstadius, Dagens Nyheter
Kritiken i myndigheternas remissvar har fått Riksarkivet att backa från förslaget om att e-postloggar ska bevaras i två år. När ett nytt förslag nu tas fram är inriktningen att myndigheterna även i fortsättningen ska få bestämma lagringstiden själva. Riksarkivets föreskrifter är främst bindande för statliga myndigheter, men sätter troligtvis en standard även för kommuner och deras bolag.
"E-postloggar var avgörande för vår granskning av vd:n för det kommunala bolaget Mark kraftvärme. Bland annat hittade vi mejl där han frågade leverantörer om de kunde sponsra hans 'tennisspelande grabb'. Granskningen ledde till att vd:n fick sparken och nu pågår en förundersökning om misstänkt mutbrott." /Joel Wendle, P4 Sjuhärad
Vi inser att e-postloggarnas ursprungliga syfte var något annat än att hjälpa allmänheten att avslöja korruption och andra missförhållanden inom myndigheter. Men som våra exempel visar är loggarna extremt användbara för detta viktiga ändamål. Att kalla dem för handlingar av ”tillfällig eller ringa betydelse” är att grovt underskatta deras betydelse och vi menar att loggarna måste bevaras i minst två år, gärna längre. Utan en sådan reglering ser vi en överhängande risk att fler myndigheter börjar radera loggarna efter kort tid, vilket kommer att försvåra framtida granskningar och ansvarsutkrävande.
Vi förutsätter att Riksarkivet i slutändan står upp för allmänhetens rätt till insyn snarare än lyssnar på myndigheterna som vill slippa arbetet med att sekretesspröva och lämna ut mejl. Myndigheterna har rätt i att loggarna innehåller många personuppgifter. Samtidigt är det just det som gör dem intressanta. Loggarna visar offentliga tjänstemäns relationer och kontakter med både kollegor och externa aktörer. Det är information som kan ha stor betydelse för bland annat frågor om jäv och vänskapskorruption. Här måste skyddet för den personliga integriteten stå tillbaka för behovet av transparens i den offentliga förvaltningen.
Fouad Youcefi, ordförande Föreningen grävande journalister
Ulrika Hyllert, ordförande Journalistförbundet
Robert Olsson, vd Utgivarna