Ansvaret och grunderna för en god arbetsmiljö regleras i Arbetsmiljölagen samt i Arbetsmiljöverkets arbetsmiljöföreskrifter, så kallade AFS:ar, som båda innehåller tvingande skrivningar.
För att veta vad som krävs på just din arbetsplats behöver arbetsgivaren undersöka verksamheten med jämna mellanrum, något som i lagstiftningen kallas det systematiska arbetsmiljöarbetet och förkortas ofta SAM. Det kan handla om dagliga undersökningar som morgonmöten och snabba avstämningar med enskilda individer eller månadsvisa/årliga skyddsronder, enkäter och liknande. Arbetsgivaren behöver också särskilt riskbedöma de förändringar som planeras i verksamheten. Undersökningarna ska ta hänsyn både till eventuella fysiska risker som trasiga bord och stolar, krånglande teknik, dålig ventilation och så vidare, såväl som psykosociala risker som konflikter, hög arbetsbelastning, hot och våld med mera.
Alla arbetstagare har rätt att vara delaktiga i arbetsmiljöarbetet och på arbetsställen med minst fem anställda ska ett skyddsombud utses bland arbetstagarna.
- En guide för ditt arbete som skyddsombud finns här.
Skyddsombudet får då ansvar för ett särskilt skyddsområde (det kan handla om en viss del av redaktionen, ett visst skift eller hela arbetsplatsen beroende på vad som är praktiskt möjligt). Skyddsombudets uppgift är att hålla koll på att arbetsgivaren uppfyller sitt ansvar men också hjälpa arbetsgivaren att upptäcka de risker eller problem som behöver åtgärdas. Om det finns kollektivavtal på arbetsplatsen är det medlemmarna i arbetstagarorganisationen som utser skyddsombudet. Skyddsombudet företräder dock alla anställda, inte bara de fackanslutna. Finns det flera skyddsombud ska ett utses till huvudskyddsombud med uppgift att samordna skyddsombudens verksamhet.
Om det finns minst 50 anställda eller om arbetstagarna vill det ska det finnas en skyddskommitté som bör träffas en gång var tredje månad. I kommittén ska representanter från både arbetstagare och arbetsgivare ingå och det är respektive part som väljer sina egna representanter. Minst ett skyddsombud ska ingå i kommittén. Lagstiftningen förespråkar också att minst en representant från klubbstyrelsen ingår.