Faktureringsguiden

Publicerad 8 maj 2018

När du har gjort ett uppdrag måste du skicka fakturor. Här följer en guide kring vad du behöver tänka på när du ska skicka dina fakturor och om din kunde inte betalar dig i tid.

För att få betalt för utfört arbete måste du skicka fakturor. Det bästa är att skicka fakturorna så fort ett uppdrag har utförts så att du inte glömmer bort något.

Det går bra att göra fakturor i ett vanligt ordbehandlingsprogram. Men vi rekommenderar att göra det i ett faktureringsprogram, vilket i dag brukar ingå i många bokföringsprogram. Beräkningarna går automatiskt och att du snabbt kan få kundstatistik, exempelvis på hur mycket du totalt har fakturerat varje kund.

Oavsett hur du upprättar fakturorna måste du följa mervärdesskattelagens regler om vilka uppgifter som måste finnas med, och bokföringslagens krav på att fakturorna ska lagras och bevaras i minst sju år, och att de är läsbara och oförändrade under lagringstiden.

Vad måste finnas med på fakturan, enligt lag?

Det här måste varje faktura innehålla, enligt mervärdesskattelagen, för att du och dina kunder ska kunna redovisa och dra av moms:

  • Fakturadatum: Det datum som du skapade fakturan.

  • Fakturanummer: Ett unikt nummer för varje faktura, i en löpande nummerordning. Om du har ett faktureringsprogram skapas detta automatiskt. Nummerserien måste vara löpande och i rätt ordning, du får inte hoppa över något nummer.

  • Ditt momsregistreringsnummer.

  • Köparens momsregistreringsnummer, om köparen finns i ett annat land inom EU:s momsområde och använder sitt momsregistreringsnummer för att få leveransen utan moms.

  • Ditt namn/företagsnamn och adress.

  • Köparens namn och adress.

  • Kortfattad beskrivning av uppdragets art och omfattning, vad du har gjort, och när.

  • Priset på det du sålt, exklusive moms. Specificera om du har sålt olika tjänster, dock inte om det är en klumpsumma som uppdragsgivaren betalar för ett tillhandahållande. Eventuella kostnader i samband med uppdraget som du fakturerar kunden, exempelvis för resor, ska också anges exklusive moms.

  • Momsnivå (6 % eller 25 %) för uppdraget. Om du fakturerar kunden för kostnader i samband med uppdraget, exempelvis resor, gäller samma momsnivå för kostnaderna som för det du säljer, även om du själv betalat en annan momsnivå.

  • Momsbelopp som kunden ska betala. Du får inte bara ange totalpriset inklusive moms.

 

De här uppgifterna bör du också ha med på dina fakturor:

  • Kontaktuppgifter: Ditt telefonnummer, e-postadress och eventuell hemsida.

  • Betalningsuppgifter: Bankgiro- och/eller plusgirokonto, eller bankkonto, som du vill ha betalningen insatt på.

  • Information om att du har F-skatt: Om du är F-skattare ska du skriva Godkänd för F-skatt på dina fakturor, så vet kunden att du betalar dina egna sociala avgifter.

  • Förfallodatum: Även om du inte anger något förfallodatum är myndigheter och företag skyldiga att betala senast 30 dagar efter fakturadatum. Då är det alltså räntelagen som gäller. Skriver du 10 dagars betalningstid på fakturan är det vad som gäller. Men för att du ska ha rätt att ta ut dröjsmålsränta och förseningsersättning från ett datum som är tidigare än 30 dagar efter fakturadatum måste du ha avtalat detta i förväg med kunden. Innan dess kan du inte debitera dröjsmålsränta.

  • Betalningsvillkor: Du måste inte ange på fakturan att du tar ut dröjsmålsränta och förseningsersättning vid eventuell försenad betalning, men det kan vara klokt att göra det, så att kunden är medveten om detta. För att ha rätt att ta ut påminnelseavgift måste du ha avtalat om det i förväg, det räcker inte att bara skriva det på fakturan. Påminnelseavgiften får vara högst 60 kronor och du ska inte lägga på någon moms på den.

  • Hur kunden får, och inte får, använda ditt material: Gäller betalningen för publicering i tryckt media, men inte på webben? Får materialet vidarepubliceras?

Vad gör jag om kunden vill ha en ny faktura?

Bokföringslagen kräver att alla fakturor ska vara oförändrade från tidpunkten för utfärdandet. Detta innebär att du inte får ändra något i en faktura efter att du skickat iväg den. Om din kund har synpunkter på fakturan, och vill att du ändrar den, ska du därför skicka en ny faktura, med ett nytt fakturanummer, och en så kallad kreditfaktura som upphäver den första fakturan.

Om uppdragsgivaren inte betalar i tid

Skapa rutiner för att bevaka att dina kunder betalar de fakturor du skickar iväg. När förfallodagen har passerat med några dagar, och en faktura fortfarande är obetald bör du skicka en påminnelse. I faktureringsprogram finns vanligtvis en inbyggd funktion för att skicka påminnelser. Om du har skickat flera skriftliga påminnelser och ändå inte får betalt för beställt och levererat material kan du få hjälp av Journalistförbundet för att driva in pengarna.

Dröjsmålsränta

Om dina kunder inte betalar i tid har du enligt räntelagen rätt att ta ut dröjsmålsränta, från förfallodagen. Du måste inte ta ut den, men har rätt att göra det.

  • Dröjsmålsränta debiteras på en separat faktura när betalningen kommit in.

  • Dröjsmålsräntan beräknas på hela beloppet, inklusive moms. Du ska inte lägga någon moms på dröjsmålsräntan. Aktuell referensränta + 8 procentenheter x fakturabelopp(inkl moms)/365 dagar x antal dagar försenad betalning = dröjsmålsränta som kunden ska betala.

  • Dröjsmålsräntan enligt räntelagen är referensräntan, plus 8 procentenheter. Om du tar ut dröjsmålsränta enligt räntelagens nivå behöver du inte ha avtalat om dröjsmålsräntan i förväg.

  • Du kan ta ut högre dröjsmålsränta än vad räntelagen anger, men det måste du ha avtalat med kunden i förväg.

  • Har du i förväg avtalat om kortare betalningstid än 30 dagar har du rätt ta ut dröjsmålsränta från den avtalade förfallodagen. Annars gäller rätten till dröjsmålsränta först från 30 dagar efter fakturadatum, även om fakturans förfallodatum infaller tidigare.

  • Har du godkänt att ge din kund en längre betalningstid än 30 dagar gäller givetvis fakturans förfallodatum. Myndigheter är alltid skyldiga att betala senast 30 dagar efter fakturadatum, det är bara till andra företag som du kan välja att ge längre betalningstid.

 

Förseningsersättning

Du måste inte ta ut förseningsersättning, men har rätt att göra det.

  • Om du har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen har du också rätt att debitera en förseningsersättning på 450 kronor, oavsett vilket belopp den ursprungliga fakturan har.

  • Du tar ut förseningsersättningen på samma faktura där du debiterar dröjsmålsräntan. Du ska inte lägga på moms på förseningsersättningen.

  • Rätten till förseningsersättning gäller bara vid affärer mellan två näringsidkare eller mellan en näringsidkare och en myndighet, inte för försäljning till privatpersoner.

  • Du behöver inte ha avtalat om förseningsersättningen i förväg, och inte ens ange på fakturan att den utgår vid försenad betalning.

  • Om du tar ut förseningsersättning blir kunden skyldig att betala eventuella påminnelseavgifter och inkassoavgifter endast till den del som dessa överstiger 450 kronor. Har kunden betalat 60 kronor i påminnelseavgift kan du med andra ord bara ta ut förseningsersättning med 390 kronor. Och har kunden betalat sammanlagt 450 kronor eller mer i påminnelseavgifter och inkassoavgifter kan du inte ta ut förseningsersättning alls.

 

Bevaka fakturorna

Om en uppdragsgivare får betalningsproblem som leder till konkurs har en frilans mycket små möjligheter att få betalt. Därför är det viktigt att inte riskera för stora summor och att bevaka att betalningen kommer in i tid.

Några saker att tänka på:

• Gör gärna en kreditupplysning om du inte arbetat mot uppdragsgivaren tidigare

• Se alltid till att få en skriftlig bekräftelse på beställningen, mejl går bra

• Skicka din faktura direkt när du har levererat din artikel

• Se till att få betalt för levererat material innan du gör fler jobb åt samma uppdragsgivare

• Undvik att gå med på att vänta med betalning tills en artikel är publicerad

• När du åtar dig större jobb skriv in i avtalet att du ska fakturera delar av arvodet under arbetets

gång

• Skicka snabbt en fakturapåminnelse om du inte får betalt inom utsatt tid

 

Senast ändrad 8 juni 2018