Årsmötestips

Här kan du som är förtroendevald läsa om hur du förbereder, kallar till och håller årsmöte – samt vad styrelsen ska göra efter mötet.

Förbered årsmötet
Årsmötet bör förberedas noggrant, eftersom det behandlar frågor som inte tas upp någon annan gång under året. Klubbstyrelsen bör alltså i god tid före årsmötet förbereda alla handlingar, bestämma sig för vilka förslag de vill lägga fram till klubbmedlemmarna och svara på eventuella motioner.

Verksamhetsberättelse
Styrelsen ska skriva en verksamhetsberättelse. Det är en sammanställning över vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret. Det kan gälla hur styrelsen har verkställt beslut från föregående årsmöte, styrelsearbetet, förhandlingar med arbetsgivaren, utfallet av de lokala löneförhandlingarna etcetera. Skriv kortfattat och tydligt. Verksamhetsberättelsen ska skickas ut före årsmötet. Sista dag framgår av stadgarna. 

Ekonomisk berättelse
Kassören ska göra ett bokslut. Det består av en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen är klubbens intäkter och kostnader under året. Balansräkningen är klubbens tillgångar och skulder vid räkenskapsårets slut. 

  • Intäkter är exempelvis inbetalda klubbavgifter, intäktsräntor och andra intäkter som kommit till klubbkassan.
  • Kostnader är exempelvis klubbfester, möten för styrelsen som arbetsgivaren inte ska betala, olika inköp klubben har gjort etc.
  • Skillnaden mellan intäkter och kostnader är årets resultat, antingen vinst eller förlust.
  • Tillgångar är exempelvis saldot på bank- eller plusgirokonto per balansdagen (bokslutsdagen) och eventuella fordringar som klubben kan ha.
  • Skulder är tidigare års resultat (balanserat resultat) och årets resultat plus eventuella övriga skulder som klubben kan ha. Se exempel här.

Revision
Styrelsen måste i god tid före årsmötet överlämna verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse till revisorerna. Revisorerna ska granska styrelsens arbete under verksamhetsåret. Här kan du se hur en revisionsberättelse kan se ut och lite tips till revisorn.

Tidpunkten
När årsmötet ska hållas framgår av klubbstadgan. Vanligen står det att mötet ska hållas senast under en viss månad. De flesta klubbar håller sina årsmöten tidigt på våren.

Kallelsen
Klubbens stadgar anger när kallelsen ska skickas ut. Alla medlemmar har rätt att få kallelser till alla klubbmöten. Komplettera gärna mejl med affischering och påminnelse i andra digitala kanaler. 

Motioner
Alla medlemmar har rätt att skriva motioner till årsmötet. I kallelsen till årsmötet ska framgå när motioner senast ska vara styrelsen tillhanda. Styrelsen ska lämna förslag till beslut på motionerna. 

Handlingar
Medlemmarna ska ha vissa handlingar före årsmötet för att kunna sätta sig in i vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret.

Bland de viktigaste handlingarna är:

  • Förslag till dagordning
  • Verksamhetsberättelse
  • Ekonomisk berättelse
  • Revisorernas berättelse
  • Valberedningens förslag
  • Eventuella förslag från klubbstyrelsen
  • Eventuella motioner och styrelsens förslag på beslut med anledning av motionerna

Lokal för årsmötet
Se till att lokalen är tillräcklig stor, att alla hör vad ni säger och att den tekniska utrustning ni behöver finns.

Efteråt
Glöm inte att anmäla nya förtroendevalda till förtroendemannaregistret.

Senast ändrad 3 april 2020