Årsmötestips

Här kan du som är förtroendevald läsa om hur du förbereder, kallar till och håller årsmöte – samt vad styrelsen ska göra efter mötet.

Förbered årsmötet
Årsmötet bör förberedas noggrant, eftersom det behandlar frågor som inte tas upp någon annan gång under året. Klubbstyrelsen bör alltså i god tid före årsmötet förbereda alla handlingar, bestämma sig för vilka förslag de vill lägga fram till klubbmedlemmarna och svara på eventuella motioner.

Verksamhetsberättelse
Styrelsen ska skriva en verksamhetsberättelse. Det är en sammanställning över vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret. Det kan gälla hur styrelsen har verkställt beslut från föregående årsmöte, styrelsearbetet, förhandlingar med arbetsgivaren, utfallet av de lokala löneförhandlingarna etcetera. Skriv kortfattat och tydligt. Verksamhetsberättelsen ska skickas ut före årsmötet. Sista dag framgår av stadgarna. 

Ekonomisk berättelse
Kassören ska göra ett bokslut. Det består av en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen är klubbens intäkter och kostnader under året. Balansräkningen är klubbens tillgångar och skulder vid räkenskapsårets slut. 

  • Intäkter är exempelvis inbetalda klubbavgifter, intäktsräntor och andra intäkter som kommit till klubbkassan.
  • Kostnader är exempelvis klubbfester, möten för styrelsen som arbetsgivaren inte ska betala, olika inköp klubben har gjort etcetera.
  • Skillnaden mellan intäkter och kostnader är årets resultat, antingen vinst eller förlust.
  • Tillgångar är exempelvis saldot på bank- eller plusgirokonto per balansdagen (bokslutsdagen) och eventuella fordringar som klubben kan ha.
  • Skulder är tidigare års resultat (balanserat resultat) och årets resultat plus eventuella övriga skulder som klubben kan ha. Se exempel här.

Revision
Styrelsen måste i god tid före årsmötet överlämna verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse till revisorerna. Revisorerna ska granska styrelsens arbete under verksamhetsåret. Här kan du se hur en revisionsberättelse kan se ut och lite tips till revisorn.

Tidpunkt
När årsmötet ska hållas framgår av klubbstadgan. Vanligen står det att mötet ska hållas senast under en viss månad. De flesta klubbar håller sina årsmöten tidigt på våren.

Tips: En grundmodell för klubbstadgar finns som ett eget avsnitt i förbundets stadgar.

Kallelse
Klubbens stadgar anger när kallelsen ska skickas ut. Alla medlemmar har rätt att få kallelser till alla klubbmöten. Komplettera gärna mejl med affischering och påminnelse i andra digitala kanaler. 

Motioner
Alla medlemmar har rätt att skriva motioner till årsmötet. I kallelsen till årsmötet ska framgå när motioner senast ska vara styrelsen tillhanda. Styrelsen ska lämna förslag till beslut på motionerna. 

Handlingar
Medlemmarna ska ha vissa handlingar före årsmötet för att kunna sätta sig in i vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret.

Bland de viktigaste handlingarna är:

  • Förslag till dagordning
  • Verksamhetsberättelse
  • Ekonomisk berättelse
  • Revisorernas berättelse
  • Valberedningens förslag
  • Eventuella förslag från klubbstyrelsen
  • Eventuella motioner och styrelsens förslag på beslut med anledning av motionerna

Koll på tekniken och digital ordning
Om ni kör årsmötet digitalt, se till så att alla medlemmar i förväg vet hur de ska göra för att delta och att de har eventuell programvara som krävs. Fundera över hur mötet kan genomföras på bästa sätt. 

  • Skriv ner en enkel instruktion som medlemmarna får tillgång till i god tid före mötet.
  • Testkör mötet i förväg, så att ni har koll på att allt funkar.
  • Se till att ni har koll på röstlängden vid mötet, att någon i styrelsen kanske ser till att räkna in alla deltagare med rösträtt när mötet startar.
  • Det kan vara bra att de som ska föreslås som rösträknare kan få en förvarning om att de behöver vara lite extra aktiva under mötet, särskilt om ni väljer att genomföra röstning via mejl.
  • Ta ställning till om ni ska använda ett särskilt verktyg/tjänst för röstning, till exempel Mentimeter. Där kan man lägga in de omröstningar man känner till i förväg. Om ni inte har några avancerade omröstningar kan det räcka med klassisk handuppräckning eller acklamation.
  • Det är alltid en god idé att i början av mötet gå igenom hur ni vill att ordningen hålls under mötets gång. Och lite extra viktigt när mötet är digitalt.
  • Det är viktigt att det digitala mötet blir effektivt. Ta ställning till om det ska finnas en föreslagen talartid som medlemmarna bör förhålla sig till.
  • Om ni är en arbetsplatsklubb/-sektion och vill använda företagets mötesverktyg: dubbelkolla med arbetsgivaren om ni får använda verktyget och kom ihåg att under mötet inte tillåta diskussion i chatten, då sådana loggar sparas i systemet. Informera också medlemmarna om att företagets it-avdelning kan se vilka som deltagit i mötet och alltså därmed är fackligt anslutna.
  • Diskussionen vid mötet bör alltid hållas muntligt, då det kan bli rörigt och svårt att hålla koll på en chatt eller mejlkonversation.

Lokal för årsmötet
Ja det behöver kanske inte så många fundera på år 2021, men om ni ska ha ett fysiskt möte: Se till att lokalen är tillräcklig stor, att alla hör vad ni säger och att den tekniska utrustning ni behöver finns.

Efteråt
Glöm inte att anmäla nya förtroendevalda till förtroendemannaregistret. Ordföranden kan själv i inloggat läge göra ändringar i registret.

Senast ändrad 13 januari 2021