Årsmötestips

Förbered årsmötet
Årsmötet bör förberedas noggrant, eftersom det behandlar frågor som inte tas upp någon annan gång under året. Styrelsen bör i god tid bestämma vem som ansvarar för att ta fram de olika handlingarna, vem som svarar på eventuella motioner och även fatta beslut om ni vill lägga fram några förslag till medlemmarna. Sista dag att skicka ut handlingar, motionssvar och andra förslag ska framgå av era stadgar. 

Se till att ni har förslag på ordförande och sekreterare för mötet klart på förhand, så att det inte tar upp onödig mötestid. Ordförande för mötet bör inte vara klubbordföranden eller någon annan i styrelsen.

Verksamhetsberättelse
En verksamhetsberättelse är en sammanställning över vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret. T med de viktigaste händelserna för era medlemmar, till exempel arvodeskampanjer,  hur ni har verkställt beslut från föregående årsmöte, förhandlingar med arbets- eller uppdragsgivare och utfallet av de lokala löneförhandlingarna. Skriv kortfattat och tydligt. 

Ekonomisk berättelse
Kassören ska göra ett bokslut. Det består av en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen är klubbens intäkter och kostnader under året. Balansräkningen är klubbens tillgångar och skulder vid räkenskapsårets slut. 

• Intäkter är exempelvis inbetalda klubbavgifter, intäktsräntor och andra intäkter som kommit till klubbkassan.
• Kostnader är exempelvis klubbfester, möten för styrelsen som arbetsgivaren inte ska betala, olika inköp klubben har gjort etcetera.
• Skillnaden mellan intäkter och kostnader är årets resultat, antingen vinst eller förlust.
• Tillgångar är exempelvis saldot på bank- eller plusgirokonto per balansdagen (bokslutsdagen) och eventuella fordringar som klubben kan ha.
• Skulder är tidigare års resultat (balanserat resultat) och årets resultat plus eventuella övriga skulder som klubben kan ha. 

Gå gärna vår e-kurs för kassörer så kommer uppdraget tydligare och mer hanterbart. 

Revision
Styrelsen måste i god tid före årsmötet överlämna verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse till revisorerna. Revisorerna ska granska styrelsens arbete under verksamhetsåret. Här finns det en mall för revisionsberättelse och en del tips för hur revisorernas uppdrag ska genomföras. 

Valberedning
Vem som helst kan föreslå personer till valberedningen, men oftast brukar styrelsen ta fram ett förslag. Detta så att den sittande valberedningen inte ska behöva föreslå sig själva om de vill sitta kvar. Tänk gärna på att det kan vara svårt att hitta personer till det här uppdraget så börja leta kandidater i god tid. Mer om valberedningens arbete finns här.

Tidpunkt
Vi rekommenderar att ni håller årsmötet senast sista mars, men det kan finnas klubbar som har skäl till att ha sina årsmöten senare.

Osäker på stadgarna? En grundmodell för klubb- och sektionsstadgar finns här.

Kallelse
Klubbens stadgar anger när kallelsen ska skickas ut. Alla medlemmar har rätt att få kallelser till alla klubbmöten. Glöm inte bort eventuella intressemedlemmar. Komplettera gärna mejl med påminnelser i digitala kanaler och affischering. Vill du designa din egen inbjudan hittar du mallar här.

Motioner
Alla medlemmar har rätt att skriva motioner till årsmötet. I kallelsen till årsmötet ska framgå när motioner senast ska vara styrelsen tillhanda. Styrelsen ska lämna förslag till beslut på motionerna. 

Handlingar
Medlemmarna ska ha vissa handlingar före årsmötet för att kunna sätta sig in i vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret.

Bland de viktigaste handlingarna är:

• Förslag till dagordning
• Verksamhetsberättelse
• Ekonomisk berättelse
• Revisorernas berättelse
• Valberedningens förslag
• Eventuella förslag från klubbstyrelsen
• Eventuella motioner och styrelsens förslag på beslut med anledning av motionerna

Koll på tekniken och digital ordning
Om ni kör årsmötet helt digitalt är det viktigt att alla medlemmar vet hur de ska göra för att delta. Kör ni ett hybridmöte där det både finns medlemmar i en lokal och medlemmar som deltar på distans blir detta ännu viktigare. 

• Meddela i god tid hur man som medlem kan delta i mötet och vilket program och teknik som krävs för den som deltar på distans.
• Kolla också innan att de på plats hör de som deltar på distans och tvärtom. Tänk också på att även de som deltar på distans har rätt att ta del av samtliga handlingar, även sådana som blir klara i sista stund och delas ut på mötet. 
• Se till att ni har koll på röstlängden vid mötet, att någon i styrelsen kanske ser till att räkna in alla deltagare med rösträtt när mötet startar.
• Det kan vara bra att de som ska föreslås som rösträknare kan få en förvarning om att de behöver vara lite extra aktiva under mötet, särskilt om ni väljer att genomföra röstning via mejl.
• Ta ställning till om ni ska använda ett särskilt verktyg/tjänst för röstning, till exempel Mentimeter. Där kan man lägga in de omröstningar man känner till i förväg. Om ni inte har några avancerade omröstningar kan det räcka med klassisk handuppräckning eller acklamation.
• Det är alltid en god idé att i början av mötet gå igenom hur ni vill att ordningen hålls under mötets gång. Och lite extra viktigt när mötet är ett hybridmöte.
• Om ni är en arbetsplatsklubb/-sektion och vill använda företagets mötesverktyg: dubbelkolla med arbetsgivaren om ni får använda verktyget och kom ihåg att under mötet inte tillåta diskussion i chatten, då sådana loggar sparas i systemet. Informera också medlemmarna om att företagets it-avdelning kan se vilka som deltagit i mötet och alltså därmed är fackligt anslutna.
• Diskussionen vid mötet bör alltid hållas muntligt, då det kan bli rörigt och svårt att hålla koll på en chatt eller mejlkonversation.

Lokal för årsmötet
Se till att lokalen är tillräckligt stor, att alla hör vad ni säger och att den tekniska utrustning ni behöver finns.

Efter årsmötet
När årsmötet är avklarat eller en kort tid efteråt ska ni hålla ett konstituerande möte. Det är ett kort möte där ni bestämmer vem som gör vad i styrelsen. Ordförande väljs direkt på mötet, men det är ni som styrelse som fördelar övriga poster som sekreterare, kassör och speciellt ansvariga för olika områden. Det är också viktigt att ni bestämmer vem som är firmatecknare och att ni skriver protokoll från det här mötet. Banken vill ha in det protokollet plus en del andra uppgifter för att vet vem som ska få hantera ert bankkonto om ni har ett sådant. 

Se också till att protokollet från årsmötet blir klart så snart som möjligt. Det är bra att skicka ut till medlemmarna så de ser vad som hände och hur det gick med de motioner som skickades in. 

En viktig administrativ uppgift är att uppdatera styrelsen och övriga uppdrag som skyddsombud, valberedare och revisor. Detta gör du på Medlemsservice genom att logga in på sjf.se. Gör det så snart efter årsmötet som möjligt, för annars inaktiveras alla uppdrag då de har ett slutdatum. De som är ordförande, sekreterare, kassör eller registeransvarig kan göra ändringar i registret. Hör av dig till fortroendemannaregistret@sjf.se om det krånglar så hjälper vi dig. 

Är du nyvald och inte registrerad? Kontakta ordförande eller sekreterare i din klubb eller sektion så ser de till att du blir inlagd. 

När de mer formella och administrativa sakerna är avklarade är det dags att hugga tag i verksamheten. Kanske ska ni försöka samla styrelsen till en planeringsdag? Prata också igenom hur ni vill arbeta i styrelsen. Det är viktigt att alla får ta plats och får en uppgift. Här har vi samlat några tips för att få styrelsearbetet att flyta på. 

Glöm inte heller att anmäla er till våra fackliga utbildningar. Det finns grundkurser för dig som är nyvald, men också fördjupande kurser för dig som varit med ett tag. Du hittar våra kurser här.