Vad är en allmän handling?

En handling som förvaras hos en myndighet och är inkommen dit eller upprättad på myndigheten är en allmän handling.  

Handlingen kan vara en bild, skrift eller i någon digital form. Det senare kallas upptagning i lagtexten. Tryckfrihetsförordningen , TF 2:3.

Att handlingen är allmän innebär inte att den automatisk är offentlig. Efter sekretessbedömning enligt offentlighet- och sekretesslagen kan myndigheten komma fram till att den i sin helhet eller delar av den är belagd med sekretess.

Inkommen handling
Handlingen är inkommen då den har anlänt till myndigheten eller till någon behörig befattningshavare på myndigheten. TF 2:6.

En upptagning (digital form) anses inkommen då den är tillgänglig för myndigheten, det vill säga så snart någon där kan läsa den på sin dator eller på annat sätt ta del av den. TF 2:6.

En sammanställning av digitalt innehåll, exempelvis olika tabeller eller då flera digitala uppgifter samlas ihop, är förvarad, det vill säga en allmän handling, bara om myndigheten kan göra den tillgänglig, läsa av den enkelt utryckt, med rutinbetonade åtgärder. Här menar man att myndigheten inte ska behöva skapa något speciellt dataprogram för att du ska kunna få ut en sammanställning av data.

Ett exempel på det som enligt en dom i Stockholms kammarrätt inte är rutinbetonade åtgärder är att skattamyndigheten ska ta fram uppgifter på avlidna  i Värmland under 2011 som begravts utomlands. Det skulle ta myndigheten 24 timmar att få fram uppgiftena och enligt skattemyndigheten dessutom nya rutiner för att få fram det. Du kan läsa domen i pdf-format. Mål 3892-12, dom 2012-07-24.

En sådan  sammanställning som innehåller personuppgifter (allt som rör en fysisk person) är en allmän handling hos myndigheten bara om myndigheten självt har rätt att göra den tillgänglig. TF 2:3, 3 st. Myndigheterna får ju mer och mer olika uppgifter från andra myndigheter som de egentligen inte ska syssla med i sitt vardagliga arbete.

Kronofogdemyndigheterna och skattemyndigheterna samarbetar exempelvis men skattemyndigheten har inte med att göra andra skulder än skatteskulder och kronofogdemyndigheten bestämmer inte vilken skatt du ska betala.

Det gör att myndigheterna har tillgång till uppgifter men får inte använda alla uppgifter.

Då kan inte heller de uppgifter de inte förfogar över vara allmänna, det vill säga du får inte ut dem av just den myndigheten.

Förenklat - det myndigheten kan och har rätt att se och använda i sitt vardagliga arbete, det är en allmän handling.

På nästan alla myndigheter finns en registrator som tar hand om inkommen post och förser varje ärende med ett diarienummer. Ofta finns det en dator som allmänheten får använda för att söka efter handlingar. 

Om det inte finns en registrator, kan myndigheten ha det ordnat på annat sätt. Men myndigheten måste ha sådan ordning att man kan ta fram handlingen eller uppgiften om du begär det.

Handlingen är också inkommen även om den skickats hem till någon anställd på myndigheten och om den handlar om myndighetens verksamhet. TF 2:4 (Se även JO 1994, sid 237) Då ska han eller hon alltså ta med sig handlingen till myndigheten för att få den registrerad.

E-post
Ett e-postbrev räknas också som handling och skall också diarieföras eller på annat sätt hållas tillgängligt på myndigheten. Det behövs inte att e-postbrevet skrivs ut för att det ska räknas som inkommen handling. Det räcker med att det är tillgängligt för myndigheten och kan läsas via skärm.

När är en handling upprättad? 

Handlingen är upprättad på myndigheten när den har expedierats, justerats eller på annat sätt är färdig. Protokoll är en allmän handling när det justerats. En dom är allmän när den har avkunnats eller expedierats. TF 2:7, p 2.

Ett diarium, journal eller annat register eller annan förteckning som föres fortlöpande, är allmän när man börjar föra diariet. TF 2:7, p 1.

Arbetsmaterial eller minnesanteckningar:
Ibland kan myndigheten påstå att uppgifterna eller handlingarna är arbetsmaterial och därför inte är någon allmän handling. I lagen finns inte ordet arbetsmaterial nämnt. Det innebär i sin tur att det begreppet inte har någon lagligt stöd. Du ska alltså inte låta dig nöja med att man hänvisar till arbetsmaterial.

Däremot finns ordet minnesanteckningar i TF 2:9. Minnesanteckningar är

  • Det har skapats av någon på myndigheten
  • Det tillhör ett ärende på myndigheten
  • Det har skapats bara för handläggningen av just det ärendet.

När är då en minnesanteckning allmän? Om den sparas i akten. Den ska sparas om den ”innehåller upplysningar av betydelse för myndighetens agerande – som ’har tillfört ärendet sakuppgift’ - om dessa upplysningar inte finns i någon annan av ärendets handlingar”. (Anders R Olsson, Yttrande och tryckfrihet, sjätte upplagan, sid 71)

Vad är inte allmän handling?
I TF finns några undantag om vad som inte är en allmän handling. Några du kan stöta på är:

Befordran av meddelande
Ett brev, telegram eller liknande som har lämnats in till eller upprättats hos myndighet endast för befordran av meddelande är inte allmän handling. TF 2:11, p 1

Tidskrifter på myndigheter:
Handlingar som inkommit till myndigheternas tidskrifter blir normalt inte allmänna handlingar. De ska alltså inte öppnas eller diarieföras. Det beror på att tryckfrihetsförordningens regler om anonymitetsskydd går före regeln om handlingars offentlighet. TF 2:11 2 p;

Handlingar för forskning eller arkivering:
Handlingar från bibliotek eller enskilda för forskningsändamål eller som skickats till myndigheten endast för förvaring eller forskning. Det här kallas också för bilblioteksregeln. TF 2:11, 3p.

Om du vill veta mer, kontakta Tove Carlén, jurist, tc@sjf.se

Redigerat 2017-10-10/TC