Hur begär du ut en handling?

Antingen ringer du myndigheten eller besöker den. Bra kontakter är registratorn på myndigheten som ska ha tillgång till alla inkomna och upprättade handlingar.

Myndigheten ska:

  • Avgöra varje begäran för sig – några generella avgöranden är i princip inte giltiga
  • Hänvisa till sekretesslagen eller sekretessförordningen vid avslag
  • Ge dig skriftliga beslut med fullföljdshänvisning
  • Endast i undantagsfall avkräva dig besked om syftet med din begäran
  • Endast i undantagsfall bryta mot din rätt att vara anonym

Observera alltså att en allmän handling inte alltid kan lämnas ut. Det finns sekretessbestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Men det viktiga är att myndigheten alltid ska kunna hänvisa till någon paragraf i denna lag för att kunna vägra lämna ut den. Du ska inte acceptera motiveringar som ”det här brukar vi inte lämna ut” eller ”vad ska du med det till” eller allmänna påståenden om ”det här är känsliga papper”. Stå på dig och fråga efter vilken paragraf i OSL myndigheten åberopar.

Anonymitet:
En myndighet får normalt inte fråga vem du är och vad du ska använda uppgifterna till. Du har alltså rätt att vara anonym.

Det finns några undantag från detta, nämligen om myndigheten tror att personen uppgiften rör kan lida skada eller men om uppgiften lämnas ut. Då kan myndigheten fråga dig hur du ska använda uppgifterna.

Fullmakt:
Om en uppgift är sekretessbelagd, kan du ändå få ut uppgifterna genom en skriftlig fullmakt från den person uppgifterna rör, exempelvis för att få ut en personakt från sociala myndigheter. Observera att fullmakt inte alltid gäller när det avser minderåriga.

Avidentifiering:
Om du vill göra ett massuttag eller få ut uppgifter som rör fler personer, kan du be om att uppgifterna avidentifieras, det vill säga det finns ingen möjlighet att härleda de utlämnade uppgifterna till en viss person.

Skyndsamhet:
Handling ska lämnas ut så snart det är möjligt. Det innebär att du ska få ut handlingen medan du väntar om du är på myndigheten eller få den skickad till dig samma dag om du ringer. Tjänstemannen får inte säga ”jag har inte tid just nu”. Han eller hon får lägga sitt ordinarie arbete åt sidan och hjälpa dig.

Om det dröjer mer än två, tre dagar innan du får ut uppgiften har det gått för lång tid.