Avdragslexikon

Publicerad 9 maj 2018

I ditt företag kan du göra avdrag för varor eller tjänster som behövs för att kunna bedriva din näringsverksamhet. Det får inte handla om privata utgifter.

A-kasseavgift

A-kasseavgiften är inte avdragsgill i deklarationen.

Arbetsrum i bostaden

Frilans utan ”särskilt anpassad lokal i bostaden”:

• Schablonavdraget för arbetsrum i hemmet är 2 000 kronor per år om du arbetar hemma i en villa, oavsett om det är du eller din make som äger fastigheten.

• Om du arbetar hemma i en hyresrätt eller bostadsrätt är schablonavdraget 4 000 kronor per år.

För att få göra avdraget måste du arbeta minst 800 timmar per år i din bostad. OBS! Du kan inte göra schablonavdraget om du även hyr en lokal utanför hemmet.

Schablonavdraget för arbetsrummet bokförs som en kostnad och en egen insättning.

Frilans med en ”särskilt anpassad lokal i bostaden”:

Särskilda regler gäller för att få göra avdrag för en särskilt inrättad del i bostaden som inte får användas för bostadsändamål. Helst ska rummet vara avskilt från resten av bostaden. Inga privata ägodelar får finnas i rummet.

Den avdragsgilla summan för särskild anpassad lokal i bostaden bokförs som en kostnad och egen insättning.

Avgift till Servicebolaget

Avgiften till Servicebolaget är en avdragsgill kostnad i näringsverksamhet.

Bil i tjänsten

Firmabil

Grundregler: Köper du eller leasar en firmabil, en bil som du inte kör privat utan bara vid frilansuppdrag kopplade till frilansverksamheten kan du som enskild näringsidkare dra av alla bilkostnader, som bensin, försäkring, reparationer, skatter, värdeminskning eller leasingavgift. Momsen på inköpspriset är inte avdragsgill, den ingår i inköpskostnaden och underlaget för värdeminskningsavdrag. Vid leasing är halva momskostnaden avdragsgill om du kör minst 300 mil i tjänsten.

För att få avdragen godkända måste du föra körjournal på samtliga resor, även eventuella privata resor. Din familj bör ha en annan bil privat, för att göra det trovärdigt inför Skatteverket att firmabilen bara körs i jobbet.

Tjänstebil/Förmånsbil

Så fort du kör privat med firmabilen, mer än i ringa omfattning, mer än tio gånger per år och sammanlagt mer än 100 mil, måste du betala förmånsvärde för bilen. Reglerna gäller både antalet gånger och antalet mil: Kör du en halvmil mil privat 100 gånger (drygt åtta gånger i månaden) blir antalet gånger fler än tio.

Förmånsvärdet tar du upp som en intäkt i näringsverksamheten, om du är enskild näringsidkare eller delägare i HB. Har du aktiebolag läggs förmånsvärdet ovanpå den lön du tar ut från bolaget, du skattar för förmånsvärdet och företaget betalar arbetsgivaravgifter. Även med tjänstebil måste du föra körjournal. Ju dyrare bil och eventuell extrautrustning du väljer, desto högre blir förmånsvärdet, det baseras bilens pris. Har du fri bensin till tjänstebilen för privatresor blir förmånsvärdet högre. Kör du mycket i tjänsten, mer än 3 000 mil per år, kan du ansöka om reducerat förmånsvärde.

Privatbil

För de flesta småföretagare brukar det sällan löna sig med förmånsbil, eftersom avdragen och förmånsvärdet tar ut varandra. Vill du använda bilen i firman och privat är det bättre att äga bilen privat, men dra av alla frilansresor, även för inköp och research i deklarationen. För jobbresor med privat bil får du får dra av 18,50 kronor per mil. För att styrka det behöver du föra körjournal, men bara över jobbresorna. Avdraget gör du i den vanliga bokföringen.

Fakturera för bilresor

Oavsett vilken billösning du väljer kan du i regel fakturera ett högre belopp än 18,50 kronor per mil. Anställda får ofta 25 till 30 kronor per mil när den privata bilen används i tjänsten och frilansar brukar kunna debitera liknande belopp när uppdragen är förenade med bilresor. Förhandla om det när du diskuterar priset för hela uppdraget.

Fackföreningsavgift

Medlemsavgifter till fackförbund är inte avdragsgilla vid deklaration till och med 30 juni 2018. Från 1 juli 2018 blir det en skattereduktion på fackföreningsavgiften om 25 %. Avdraget görs på dig som privatperson och inte i din firma.

Försäkringar

Här en genomgång av vilka försäkringar som är avdragsgilla i din näringsverksamhet, övriga måste du betala privat. Skatteeffekten gör att kostnaden blir ungefär 50 procent lägre för de försäkringar du kan dra av i deklarationen:

Form av försäkring

Avdragsgill i näringsverksamhet?

Företagsförsäkring

Ja

Kameraförsäkring

Ja (om du fotograferar som frilans)

Reseförsäkring för jobbresor

Ja

Personlig sjukförsäkring

Ja (gäller endast s.k. P-försäkring som jämställs med Pensionsförsäkring) Se Pensionsförsäkring

Gruppsjukförsäkring

Nej

Sjukavbrottsförsäkring

Ja

Grupplivförsäkring

Ja (motsvarande kostnad för statlig)

Pensionsförsäkring

Ja, enligt särskilda avdragsregler för pensionsförsäkringar

Olycksfallsförsäkring

Nej (Ja, om du har AB)

Hemförsäkring

Nej (inte ens om du arbetar hemma)

Gåvor

Enbart representationsgåvor och reklamgåvor är avdragsgilla.

För att en representationsgåva ska kunna dras av måste den ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten. Gåvan får inte kosta mer än 180 kronor plus moms per person. Belopp över det är inte avdragsgillt.

Reklamgåvor får enligt rättspraxis kosta upp till 300 kronor styck exklusive moms. Det är varor av enklare slag som exempelvis pennor, almanackor och t-shirts. Den ska sakna personlig karaktär och vara tänkt att delas ut till många

Hälsokontroller

Allmänna hälsokontroller är inte avdragsgilla. Bara insatser av Företagshälsovården som har syfte att förebygga hälsorisker på arbetsplatsen kan vara avdragsgilla, likaså arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder.

Egenföretagare utan anställda har inte rätt att göra avdrag för kostnader för motionskort eller annan friskvård.

Inventarier

Vissa inventarier får du dra av direkt

Har du köpt sådant som du ska använda under flera år, men lägre än ett halvt prisbasbelopp får du dra av kostnaden samma år som du köper den. Prisbasbeloppet för 2018 är 45 500 kronor. Inventarier som du köper under 2018 får kosta högst 22 750 kronor exklusive moms för att du ska få göra direktavdrag.

Håll koll på inventarier som hör ihop

Om du vid ett och samma tillfälle köper fyra bokhyllor som vardera kostar 6 000 kronor exklusive moms får du dock inte göra direktavdraget för inventarier, eftersom den sammanlagda summan blir 24 000 kronor, det vill säga högre än ett halvt prisbasbelopp. Samma sak gäller om du vid ett tillfälle köper en kamera med objektiv och andra tillbehör eller om du köper en dator med tillhörande skrivare och det totala inköpspriset blir högre än gränsen för direktavdrag.

Du ska dock alltid dra av hela momsen på inventarierna under inköpsåret, den berörs inte av reglerna om avskrivningar. Har du kontoret hemma får du dock INTE dra av momsen för inköp av möbler och inredning till hemmakontoret. Istället ska hela summan inklusive moms bokföras som en utgift eller som inventarie.

Konferensresor

Som näringsidkare får du göra avdrag för en studie- och konferensresa om den kan antas vara till ekonomisk nytta för företaget och om inslagen av rekreation och lyx inte är för stora. Skatteverket gör en samlad bedömning av konferens- eller studieresans kostnader, syfte, innehåll, ekonomisk nytta för företaget, programmets omfattning och hur detta har följts. Om arrangemanget är alltför lyxbetonat eller inslaget av rekreation varit för stort kan avdrag avslås helt eller delas upp så att rekreations- och lyxbetonade inslag blir en privat kostnad. Spara rese- och konferensprogram med innehåll och tider, kvitton, biljetter och andra handlingar som visar vilka aktiviteter och kostnader som ingått. Gör gärna ett program för resan om du arrangerat den själv. Se mer under Resor.

Motion

Enskilda näringsidkare/egenföretagare utan anställda har inte rätt att göra avdrag för kostnader för motionskort eller annan friskvård.

Kostnad för att anlita Företagshälsovården för insatser som syftar till att förebygga hälsorisker på arbetsplatsen kan vara avdragsgilla, likaså arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder (som är läkarordinerade och i det enskilda fallet godkända av Försäkringskassan).

Pensionssparande

Det finns två huvudformer av avdragsgillt pensionssparande: pensionsförsäkringar, som kan vara traditionellt förvaltade eller fondförsäkringar, och IPS, Individuellt pensionssparande utan försäkringsinslag. Genom IPS får du ett särskilt pensionsparkonto där du kan spara som på ett vanligt bankkonto, eller i fonder och andra värdepapper. Oavsett om du väljer pensionsförsäkringar eller IPS är pensionspengarna låsta, du kan ta ut dem tidigast vid 55 års ålder.

Du måste äga pensionssparandet privat, och inte teckna den på firman, för att ha rätt till avdrag. Du får inget avdrag för vanligt sparande, utan bara för premier till pensionsförsäkringar eller insättningar på pensionssparkonto i IPS.

Premierna eller insättningarna måste vara betalade före årsskiftet för att du ska ha rätt att dra av dem i deklarationen för beskattningsåret. De behöver däremot inte ha blivit bokförda hos pensionsinstitutet.

Avdrag för beskattningsåret 2018

Näringsidkare har rätt att dra av för pensionssparande motsvarande högst 35 procent av överskottet från frilansverksamheten 2016 eller 2017 – före avdrag för pensionspremier eller insättningar till pensionssparkonto, särskild löneskatt på pensionssparandet och avsättning till egenavgifter.

Pensionssparavdraget får dock aldrig överstiga tio prisbasbelopp.

Tänk också på att din taxerade näringsinkomst för varje år (och eventuell tjänsteinkomst, föräldrapenning och sjukpenning) ligger till grund för den allmänna pension som du i framtiden kommer att få från staten. Högsta pensionsgrundande inkomst år 2018 är 504 375 kronor (före avdrag för allmän pensionsavgift).

Resor

Som frilans kan du behöva göra en mängd olika sorters arbetsresor, exempelvis för att göra intervjuer eller research inför ett uppdrag, gå en kurs eller träffa kunder och uppdragsgivare för att diskutera nya uppdrag.

Vad är avdragsgillt vid arbetsresor?

Biljetter: tåg, buss, flyg, båt, taxi och liknande. Spara alla biljetter och kvitton. Månadskort för lokaltrafik är inte avdragsgillt, dock kan man dra av en delkostnad. Kontakta Frilansjouren för att få mer information.

Egen bil: För resor med egen bil i jobbet får du dra av 18,50 kronor per mil. Om du kommit överens med uppdragsgivaren om att du kan lägga till milkostnader i arvodessumman på din faktura och att kostnaden per mil kan vara högre än 18,50 kronor kommer det belopp som överstiger 18,50 kronor per mil att beskattas som inkomst. Du måste föra en körjournal för att kunna styrka resorna för skattemyndigheten. Lägg en skrivbok i bilen, anteckna mätarställningen vid årets början och slut, och sedan vid varje resas start och slut. Ange också destination och syfte med varje resa.

Ökade levnadskostnader/traktamente: Vid arbetsresor som innebär övernattning och som är längre än fem mil från din vanliga verksamhetsort (där du bor eller har kontoret) kan du göra avdrag för ökade levnadskostnader, det vill säga standardmåltider och småutgifter. Du får dra av ett schablonbelopp som motsvarar de anställdas traktamente. Spara ändå alla kvitton och fakturor, de styrker dina vistelseorter under resan.

Resor i Sverige: För resor med övernattning 2018 är schablonbeloppet 230 kronor (220 kronor 2017) per heldag för resor i Sverige, och hälften, det vill säga 115 kronor (110 kronor 2017) för halvdag. Avresedagen räknas som heldag om resan påbörjas före kl 12.00. Hemkomstdagen räknas som hel dag om resan avslutas efter kl. 19.00. Om frukost ingick i hotellpriset ska du minska schablonbeloppet för heldag med 47 kronor 2018 (45 kronor 2017).

Resor utomlands: Aktuella belopp för utlandstraktamenten hittar du på Skatteverkets hemsida. Har du varit i flera länder under en och samma dag ska du använda det belopp som gäller för det land du vistats längst i under dagen, det vill säga kl 06.00-24.00. Reglerna om hela och halva dagar gäller även vid resor utomlands. Ingick frukost i hotellpriset ska du sänka normalbeloppet med 15 procent. Kan du bevisa att de ökade levnadskostnaderna varit högre än normalbeloppet för det aktuella landet får du dra av de faktiska kostnaderna, mot kvitton och fakturor.

Övernattning: Hotell, vandrarhem, camping och liknande. Spara alla fakturor och kvitton. Om du har sovit hos en bekant eller någon annanstans där du inte får kvitto kan du ändå dra av 115 kronor per natt i Sverige, under 2018. Vid utlandsresor får du dra ett belopp som motsvarar halva schablonbeloppet för traktamentet i det landet.

Arbetsresa längre än tre månader?

Om du är på arbetsresa mer än tre månader i följd utanför din vanliga verksamhetsort (över fem mil från din verksamhetslokal eller bostad) får du endast avdrag för den faktiska merkostnaden. I vissa fall kan Skatteverket också godkänna schablonavdrag.

Kombinerad arbetsresa och semester – vad gäller?

För att samtliga kostnader för en resa ska bli avdragsgilla måste du kunna visa att den är förknippad med din verksamhet, det vill säga att den inte är en privat levnadskostnad, och att du har arbetat merparten av restiden. Exempel: Vid en kurs- och konferensresa måste minst 75 procent av varje arbetsdag ägnas åt kursen, sex timmar per dag, eller 30 timmar på en 40-timmarsvecka. Spara kursprogrammet tillsammans med kvitton och biljetter.

Har du bara jobbat en del av tiden och semestrat resten bör du kunna dra av kostnaderna för boende och ökade levnadskostnader de dagar som du har arbetat. Om biljetterna inte har blivit dyrare av att du också varit ledig bör du kunna dra av hela kostnaden, annars bara den del som krävts för ditt arbete. Eventuell medföljandes kostnader är aldrig avdragsgilla.

Är du A-skattare och deklarerar tjänst kan du bara dra av för reportageresor som också gett inkomster samma år, men inte för researchresor, eller reportageresor där försäljningen misslyckats.

Inspirationsresa? Eller researchresa?

Det händer att Skatteverket ifrågasätter frilansjournalister reskostnader, till exempel för utlandsresor. Kulturarbetare har ibland kunnat motivera vissa resor som ”inspirationsresor”, men det är inte alltid som Skatteverket räknar frilansjournalister som kulturarbetare. För frilansjournalister är det därför alltid bättre att vara mer konkret och använda begreppet researchresa. Det vill säga en resa du gör för att göra research, samla in information och material, inför kommande insäljning av en eller flera idéer. Eller för att överhuvudtaget få uppslag som du inte hade kunnat få på hemmaplan.

Det finns inga krav att du sedan måste lyckas med försäljningen för att ha rätt att dra av resan, om du är F-skattare. Det handlar bara om att kunna styrka kopplingen mellan din verksamhet och resans syfte. Därför bör du alltid skriva en reserapport.

Dina möjligheter att få samtliga kostnader för en researchresa godkänd av Skatteverket ökar troligtvis om du kan visa att du även gjort privata resor, exempelvis semesterresor, som du inte drar av.

A-skattare som deklarerar tjänst kan inte få avdrag för en researchresa som inte gett några inkomster.

Skriv en reserapport

För att styrka rätten till avdrag för resekostnader bör varje resa dokumenteras, särskilt om det är en längre resa eller en utlandsresa.

Spara program och broschyrer från kurser.

Spara alla fakturor och kvitton.

Skriv en reserapport, som du lägger in i bokföringen. Notera vad du gjorde varje dag, vilka du träffade, var och hur du gjorde intervjuer och/eller tog bilder, och vilka eventuella idéer och uppslag du har fått, om det rör sig om en researchresa. Samla på dig broschyrer, kvitton från museer, namn och telefonnummer till eventuella intervjupersoner och spara dem i anslutning till reserapporten.

Stipendier

Stipendier är i regel skattefria om utbetalaren inte kräver någon motprestation och stipendiet inte är ersättning för arbete eller utbetalas periodiskt.

 

Vissa kostnader är ALDRIG avdragsgilla:

  • Böter
  • Felparkeringsavgifter
  • Skattetillägg
  • Kostnadsränta på skattekontot
  • Förseningsavgifter till skattemyndigheten
  • Medlemsavgifter (Servicebolagets avgift räknas inte som en medlemsavgift)
  • Representationsmåltider (moms får lyftas på summor upp till 300 kr, enklare förtäring på maximalt 60 kr är fortfarande avdragsgillt.)
  • Registreringsavgift vid nyregistrering hos Bolagsverket
  • Andra kostnader för att bilda och registrera företag

Öppet yrkande

Om du är osäker på hur Skatteverket kommer att bedöma ett avdrag kan du göra ett öppet yrkande. Det gör du i samband med deklarationen där du tänkt kring avdraget. Du riskerar inte att dömas till ett skattetillägg på 40 procent av den höjda skatten för att du har gjort ett felaktigt avdrag om du har gjort ett öppet yrkande. Det enda som händer är att du får betala något mer i skatt, men kan alltså undvika skattetillägget.

Läs mer om avdragsregler i Skatteverkets "Avdragslexikon för företagare" eller i Skatteregler för enskilda näringsidkare, SKV 295.

Senast ändrad 8 juni 2018