Tips! Skriv klart protokollet så snart som möjligt, medan du fortfarande har mötet färskt i huvudet. 

Sekreterare

Publicerad 8 maj 2018

Sekreteraren har en viktig sammanhållande funktion i alla styrelser. Det är sekreteraren som håller reda på vad styrelsen bestämt och på så sätt fungerar som klubbens ryggrad.

Utan ordning och reda på dokument och beslut är svårt att bedriva verksamheten på ett kontinuerligt sätt. Det här är några av sekreterarens viktigaste uppgifter:

Sammanställa dagordningar

Inför varje möte är det viktigt att man har en dagordning som listar de punkter man ska ta upp på mötet. Det bästa är att sekreterare och ordförande tillsammans sätter sig några dagar före mötet och tillsammans skriver ner de punkter som styrelsen behöver diskutera. Hur många dagordningspunkter man har kan variera, men bra att ha med på varje möte är ekonomi och uppföljning av tidigare beslut.

När det gäller dagordningar inför årsmötet är det oftast reglerat i klubbens stadgar hur de ska se ut och de behöver man bara kopiera och göra som man gjort tidigare.

Skriva protokoll

Det finns många olika sätt att skriva protokoll. En del protokoll innehåller enbart vad som beslutats (så kallade beslutsprotokoll), medan andra klubbar tycker det är viktigt att en del av diskussionen skrivs ner så att man kan gå tillbaka och lättare förstå varför tidigare styrelser fattat vissa beslut. Det finns egentligen inget helt rätt och fel, det viktiga är egentligen bara att man är överens om hur man ska göra och att man gör ungefär likadant under ett verksamhetsår.

Hur man än skriver är dock några punkter nödvändiga:

  • När och var sammanträdet hölls.

  • Vilka som var med på mötet. Det är viktigt både för att visa att styrelsen var tillräckligt många för att få fatta beslut och vilka som var på plats när besluten togs. Det är också viktigt att notera om någon styrelseledamot bara deltog under vissa punkter.

  • Det är bra att alla beslut skrivs så tydligt som möjligt: Vad ska göras, vem ska göra det och när ska det vara klart. Det kan också vara bra att ibland sätta en gräns för hur många timmar man ska lägga på ett visst uppdrag och när i processen man ska återrapportera till resten av styrelsen.

Skriv gärna klart protokollen så snabbt som möjligt så att beslut inte faller i glömska. På varje möte ska en eller två justeringspersoner utses. Dessa ska läsa igenom protokollet och godkänna det innan det skickas ut till resten av styrelsen.

Ansvara för protokoll och andra viktiga skrivelser

Protokollen är inte bara viktiga för att veta vad man har beslutat i pågående ärenden, utan också som ett sätt att bevara kunskap till kommande styrelser och ha som underlag om någon fråga återkommer. Det brukar också vara sekreteraren som ansvarar för andra viktiga dokument som verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser.

Hålla medlemsregistret uppdaterat

Det är sekreteraren som tillsammans med ordföranden har tillgång till klubbens medlemsregister samt kan göra ändringar i där. Medlemsregistret används till exempel för att kolla vilka vikarier som är medlemmar och för att kolla att alla kollegor är registrerade i rätt klubb. Det är också klubben själv som via medlemsregistret uppdaterar klubbstyrelsens sammansättning, vilket ska göras efter varje årsmöte.

 

Senast ändrad 30 maj 2018